Het doel van Easycruit is om het wervingsproces voor de werkgever te vereenvoudigen en een doeltreffende evaluatie van en communicatie met kandidaten mogelijk te maken. Bij het gebruik van Easycruit ontvangt de werkgever persoonsgegevens van kandidaten. Deze verwerkt hij in het kader van een evaluatie van hun vaardigheden en talenten om hun geschiktheid voor openstaande en toekomstige functies te bepalen.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is de toestemming van de kandidaat. Deze stemt tijdens het sollicitatieproces in met de verwerking en bepaalt welke persoonsgegevens hij of zij aan de werkgever wenst te verstrekken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de uploadfunctionaliteit via Google of Dropbox. Kandidaten hebben het recht deze toestemming op elk gewenst ogenblik in te trekken. Kandidaten hebben in Easycruit toegang tot hun profiel, waar zij gegevens zelf kunnen wissen, uploaden en bewerken.

De werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van de kandidaten. Visma is de verwerker. Beiden gaan zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met de persoonsgegevens van de kandidaten om. Zij spannen zich in om:

· de persoonlijke levenssfeer van de kandidaten te beschermen tegen verlies of misbruik van de gegevens en opslag van onjuiste gegevens;
· te voorkomen dat gegevens voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor deze zijn verstrekt;
· de rechten van de kandidaten te waarborgen.

De werkgever en Visma dragen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van de werving en selectie binnen de werkgever en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht.

Indien zich bij de werkgever of Visma een inbreuk op de beveiliging voordoet, waarbij een aanzienlijke kans bestaat op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens die door de werkgever worden verwerkt, dan wel dit verlies of onrechtmatige verwerking zich daadwerkelijk voordoet, zal de werkgever daarvan melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij kan worden aangetoond dat het onwaarschijnlijk is dat deze inbreuk risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen met zich brengt.

Alle vragen inzake privacy kunnen direct aan de werkgever worden voorgelegd via de speciale communicatiekanalen die door Easycruit ter beschikking worden gesteld.

Easycruit is een service in de cloud die door Visma is ontwikkeld. De bedrijven die deel uitmaken van de Visma-groep en hun onderaannemers voor IT-diensten hebben voor het verzorgen van de dienst mogelijk toegang tot de persoonsgegevens van kandidaten. Met deze onderaannemers zijn overeenkomsten gesloten om de privacy van gegevens te waarborgen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving (de GDPR, die met ingang van 25 mei 2018 van kracht is). Onderaannemers die zich buiten de EU bevinden zijn gehouden aan de doorgifteregelingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

Kandidaten kunnen op elk moment contact opnemen met de werkgever om hun recht uit te oefenen op inzage, rectificatie of wissen van hun persoonsgegevens, om beperking te vragen van de verwerking van hun persoonsgegevens, om bezwaar te maken tegen de verwerking daarvan en om het recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen. Daarnaast hebben kandidaten het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.

De persoonsgegevens van de kandidaten in de talentpool worden automatisch 1 jaar na registratie verwijderd. Van de overige kandidaten worden de persoonsgegevens verwijderd binnen 4 weken na invulling van de betreffende vacature waarop zij hebben gereageerd.